Når møder dræber motivation og produktivitet

Klokken var 10.10. De 5 teamledere sad utålmodige og ventede på deres leder. Mødet var meget vigtigt, fordi de skulle have godkendt en ny arbejdsproces, som de ikke selv havde mandat til. Hæsblæsende kom Andreas ind og beklagede, at han først kom nu, men han kom lige fra et andet møde. Og i en lidt bebrejdende tone sagde han, at de måtte have forståelse for forsinkelsen, fordi han havde 7 møder denne dag.

Teamlederne sagde, at det var ok at Andreas kom for sent, fordi de bare havde sådan brug for et ok på en ny arbejdsproces, en løsning, der kunne hjælpe dem videre. Mødet gik hurtigt i gang. MEN – MEN. Andreas havde ikke haft tid til at se på det vigtigste og eneste punkt på dagsorden. Atter en skulle der lige bruges 5 min på at forklare den tilbagevendende problemstilling. Drøftelse viste, at de heller ikke denne gang kunne komme nærmere en løsning, fordi Andreas desværre ikke havde haft tid til at indhente den afgørende viden og tilladelse højere oppe i systemet.

Han virkede lidt fraværende, derfor påpegede teamlederne igen, at de havde brug for en hurtig tilbagemelding på deres forbedringsforslag. Det var en opgave de gene ville løse i fællesskab. I teamledernes verden var det en lille sag, som ville give et stort resultat.

 

De skulle bare lige have et ja.

Kl. 10.25 afslutter Andreas mødet med, at så måtte de holde et nyt møde. Han tog sin kalender frem og så meget betydningsfuld ud. En ny gang kalendergymnastik var i gang. Han kunne lige klemme et kort møde ind ugen efter. Der blev nikket et hurtigt ja fra de 5 teamledere og pist var Andreas ude af døren.

Hvis du som leder mener, at denne hverdagshistorie er et vilkår, som alle må leve med, så har du totalt misforstået, hvad ansvarlig og produktiv ledelse er. Det kan godt være, at du mener, at det er effektivt at indkalde til et hurtigt møde. Ja du føler måske, at det ligefrem en succes for dig at finde et tidspunkt, hvor alle kan.

Det er ikke, når vi holder møder, at vi skaber resultater, det er kun snak. Det er, når vi går fra mødet og gennemfører det, vi har besluttet, at handlingerne sker og resultaterne kommer. Bag alle møder der virkelig rykker, ligger en grundig forberedelse. Hvis du ikke er velforberedt, bidrager du ikke med noget nyt, men sidder blot og gentager dig selv.  Og du medvirker til, at mødet bliver kedeligt og endnu en gang ørkenvandring på stedet med nul resultater til følge. Det er spild af tid, som I kunne have brugt på noget af alt det, som I ikke når til daglig.

Møder skal skabe klarhed ellers generere det blot endnu flere møder, spildtid, ineffektivitet, utilfredshed og i værste fald ligegyldig og demotivation. Møder skal bidrager til virksomhedens udvikling. Det skalskabe værdi for den enkelte deltager, og bidrage til den opgave der skal løses. Deltagerne skal have noget brugbart med hjem, får de ikke det, kan det meget nem gå udover jobtilfredsheden.

Det var ikke blot 3 timers direkte spildtid, men også utallige timer hvor de 5 teams blev forhindret i at optimere deres produktivitet, bare fordi du som leder ikke havde gjort, det du lovede. Og så stjal du også deres motivation og mulighed for succes.

Det er ikke nok at have en god dagsorden, en kvik og effektiv mødeleder, der tager et stort ansvar for at få gennemført dagsordenen, samt en referent der formidler de gode beslutninger og sikrer dokumentation. Kaffe, frisk frugt, gode stole og hensigter gør det heller ikke.

 

Tid er ikke et alibi

Jeg kender mange ledere, der godt ved, at de skal forberede sig til møderne, men de gør ikke noget for at ændre adfærd. Mødepli og forberedelse hænger sammen. Når jeg spørger dem, hvorfor de ikke forbereder sig til møderne, er begrundelserne meget opfindsomme og bruges ofte som et forherliget alibi. Møder er også en vigtig del af dine ledelsesopgaver og du skal skabe en god og produktiv holdning til mødepli.

Dygtige ledere, der har fokus på vækst, prioriterer og bruger deres tid og kommunikation effektivt. De møder op og er velforberedte. Og de spilder ikke andres tid.